Vernünftige Digitalisierung scheitert oft an den vermeintlich einfachsten Aufgaben. Wer schon einmal versucht hat, digitale Dokumente und Scans ausschließlich in Form von Ordnern und Dateien auf der Festplatte zu organisieren, der wird meistens schnell festgestellt haben, dass das gar nicht so einfach ist. Wer etwas mehr Funktionalität benötigt, gerade im beruflichen Kontext, für den bietet sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) an. Der Markt ist hier voll mit teuren und trägen Business- und Enterprise-Lösungen. Dank dem Open-Source-Projekt Paperless-ngx gibt es aber inzwischen auch ein leistungsfähiges und modernes System für Freelancer, kleine und mittlere Unternehmen sowie Privatpersonen.
Paperless-ngx hat eine lange Open-Source-Geschichte
Ende 2015 startete der in Großbritannien lebende Kanadier Daniel Quinn den Versuch, ein Dokumentenmanagement auf Python-Basis unter einer Open-Source-Linzenz zu bauen. Der Name des Projekts war naheliegend: Paperless. Das Projekt war überraschend erfolgreich und gewann sehr schnell an Popularität. Schon im Jahr 2018 entstand ein erster Fork durch den deutschen Entwickler Jonas Winkler, der unter dem Namen Paperless-ng (ng vermutlich für next/new generation) die Entwicklung vorantrieb, und bald das Originalprojekt in Sachen Popularität und Aktivität übertraf. Leider wuchsen beide Projekte den jeweiligen Entwicklern langsam über den Kopf und endeten deswegen nach einiger Zeit in einem verwaisten Zustand. Eine größere Gruppe von Entwicklern und Nutzern von Paperless-ng entschied sich schließlich Anfang 2022 dazu, einen weiteren, neuen Fork zu starten: Paperless-ngx.
Funktionsumfang: Genau richtig für KMU und Freelancer
Inzwischen hat Paperless-ngx seine beiden Vorgängerprojekte in Bezug auf die Anzahl der Nutzer, Mit-Entwickler, Features und Community-Größe längst übertroffen. Die Verbreitung hat auch nicht zuletzt durch den Digitalisierungs-Schub während der Corona-Pandemie deutlich zugenommen. Paperless-ngx ist heute ein sehr beliebtes und bekanntes Projekt bei vielen Nerds, Familien, Self-Hostern und Homelab-Betreibern, und erhält immer öfter auch Einzug in den Alltag von kleinen und mittleren Firmen und Freelancern.
Paperless-ngx bietet inzwischen unter anderem folgenden Funktionen:
- 🖥️ Web-Oberfläche mit umfangreichen Ansichten, Vorschauen und Filter- und Sortierungsfunktionen
- 📩 Automatisches Konsumieren von neuen Dokumenten über Ordner im Dateisystem oder per E-Mail
- 📦 Manueller Dokumenten-Upload über die Web-Oberfläche
- 🔎 Automatische OCR-Texterkennung und schnelle Volltextsuche in allen Dokumenten
- 🏷️ Manuelles und automatisches Tagging
- 📞 Zuordnung von Korrespondenten/Personen
- 📊 Benutzerdefinierte Metadaten
- 👨👩👦 Mehrbenutzer-Zugang mit eigenen Dokumentensammlungen möglich
- 💾 Effiziente Langzeit-Archivierung durch PDF/A-Format
- 🎉 Große Open-Source-Community mit Hilfe, Lösungen und Ideen
Paperless-ngx ausprobieren: Demo-Instanz vorhanden
Das Entwickler-Team hinter Paperless-ngx betreibt eine Demo-Instanz, die regelmäßig zurückgesetzt wird, aber sehr gut dazu geeignet ist, sich einen ersten Eindruck von Paperless-ngx zu verschaffen. Die Demo-Instanz ist unter demo.paperless-ngx.com zu erreichen. Hier sollten auf keinen Fall echte oder wichtigen Dokumente mit persönlichen Daten hochgeladen werden. Wir bieten außerdem individuelle, private Demo-Instanzen an, wenn Sie Paperless-ngx für sich ausprobieren möchten.
Open-Source-Projekt: Kostenlose Nutzung, aber hohe technische Hürde
Durch seine Open-Source-Lizenz ist Paperless-ngx zwar kostenlos nutzbar, allerdings ist der Aufwand für den Betrieb für nicht-technikaffine Nutzer und Unternehmen nicht zu vernachlässigen. Es benötigt dafür einen passenden Server mit entsprechender Anbindung und ordentlichen Sicherheitseinstellungen. Paperless-ngx empfiehllt selbst, den Dienst über ein Docker-Compose-Setup aus mehreren Containern zu installieren, die alle immer gewartet und auf dem Laufenden gehalten werden wollen. Grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Containern sind also auch empfehlenswert.
Eigene Paperless-ngx-Instanzen ab 20 Euro monatlich
Wer die nötigen Kenntnisse zum Selbsthosten nicht mitbringt, oder die Zeit sparen will, ist bei uns richtig: Wir bieten den sicheren Betrieb von Paperless-ngx-Instanzen für unsere Kunden ab 20 Euro monatlich an. Nach einer kurzen Analyse der Anforderungen in Bezug auf die Ausstattung (Größe des Speichers, Zugangsmöglichkeiten, Domains, etc.) können wir üblicherweise binnen weniger Stunden eine Instanz provisionieren.
Wir helfen unter anderem bei folgenden Themen rund um Paperless-ngx:
- Planung und Beratung über den sicheren Einsatz von Paperless-ngx (Ist es das richtige Werkzeug für mich?)
- Betrieb und Wartung von Paperless-ngx-Instanzen (Managed Hosting) auf deutschen Servern und mit Backup-Lösung
- Optional mit Gotenberg- und Tika-Integration
- Zusätzliche Absicherung von öffentlichen Instanzen durch Multi-Faktor-Authentifizierung oder Single-Sign-On
- Support bei Problemen und Fragen rund um Paperless-ngx
- Entwicklung von Paperless-ngx Erweiterungen, Automatisierungen und Core-Features